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会议室使用指引

一、    会议室邮箱背景

    企业邮箱用户在发起会议邀约时,希望同时进行会议室预定,以便确定会议地点。目前阿里云邮箱缺少会议室预定功能,会议室预定需要在内外中进行,导致用户发送会议邀约不连贯,需要切换不同页面进行,会议室预定功能将是阿里云邮箱会议功能的完善。

 

二、会议室邮箱概述

会议室邮箱是指分配给会议地点的资源邮箱,会议室邮箱具有会议室的属性,具备可容纳人数、是否配备会议电话、演示屏、地址名称等属性,在向会议室邮箱发起会议邀约前,可查看会议室邮箱忙闲信息,发送会议邀约后,会议室邮箱可自动发出应答至发起会议邀约邮箱,答复其会议室预定是否成功,并可查询预定的会议室信息。

三、会议室邮箱功能说明

1)创建:在域管中创建会议室邮箱具备会议室属性,必填项为会议室名称、邮箱账号、会议室位置。电话、容纳人员、演示屏、其他字段信息为描述信息,创建的会议室邮箱在公司通讯录中显示,所属一级部门是会议室资源。

2)预定:创建完成的会议室邮箱具有自动应答功能,当发送会议邀约至会议室邮箱时,选择的时间段为会议室邮箱的空闲时间段,则自动应答发件人,成功预定了会议室。若会议邀约选择的时间段包含了会议室邮箱忙时间段,则自动应答发件人预定会议室失败,并告知失败的原因为会议室在xxxxxx时间段被某邮箱地址预定。

3)需要考虑循环会议的冲突处理,例如:每月的1号和每周的的周一预定会存在冲突,则处理冲突的原则是先预定者先得,后预定则遭拒绝。

4)限定最长预定默认时间:30

5)退定:点击取消会议,可完成取消会议和会议室的预定,并邮件提醒会议室预定人取消预定成功。

 

四、会议室邮箱演示

1)创建会议室邮箱:

进入域管-平台设置-会议室管理-新建账户

设置项文字描述:

1、允许冲突会议请求(同一个会议室邮箱同一时间段内允许被不同的人预定,暂不使用)

2、允许重复会议(允许发起循环的预定,比如每周的星期一预定)

3、只允许工作时间段内调度(工作时间段内比如8:0018:00允许被预定,暂不使用)

4、拒绝结束日期超过预定时间段的重复会议(超过预定期限的时间,不允许预定会议室)

5、预定期限(默认值是30天,会议室预定的最长可选定的时间,例如今天是118号,我能预定会议室的最远时间是217日。)

6、最长持续时间(会议室一次预定的可选时间段)

7、冲突实例(不使用)

2)webmail会议邀约、会议室预定

3)outlook 会议邀约、会议室预定

 1、 outlook新建会议

2、通讯录中查找、选择会议室

3、选中会议室后,可以看到会议室的忙闲状态,选择空闲时间段进行预定。

4、选择与会人员和会议室邮箱,发送会议邀约。

5、应答会议室预定成功。

6、日历可以看到会议室的预定信息上。